Paperless Office einführen — der pragmatische Weg
Komplett papierlos ist im KMU selten — 80 % papierlos schon. Die Investition zahlt sich in Effizienz und Suchzeit dramatisch aus.
Die Bereiche, die zuerst digital werden sollten
- Eingangsrechnungen: Scannen, OCR, in Buchhaltung importieren.
- Ausgangsrechnungen: Per E-Mail oder Portal versenden, nicht per Post.
- Verträge: Digitale Signatur (DocuSign, Adobe Sign).
- Personalakten: Digitale Personalakte mit DMS.
- Kundenakten: CRM mit Dokumenten-Anhängen.
Die Voraussetzungen
- Guter Scanner oder Multifunktionsgerät mit Auto-Einzug.
- OCR-Software für Volltextsuche im PDF.
- DMS oder strukturiertes Drive als Ablage.
- GoBD-konforme Aufbewahrung für steuerrelevante Dokumente.
- Backup-Konzept: Digital heißt auch verloren möglich.
Was du beachten solltest
- Rechtliche Aspekte: Bestimmte Dokumente brauchen weiter Original (z. B. notarielle Urkunden).
- Aufbewahrungsfristen: 6 oder 10 Jahre, GoBD-konform.
- Mitarbeiter-Schulung: Sonst entstehen Papier-Schatten-Systeme.
- Lieferanten: Manche schicken weiter Papier — gut scannen statt liegen lassen.
Paperless Office einführen mit Kasse und Ergebnis verbinden
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