Kapazitätsplanung — wie viel kann dein Team realistisch leisten?
Wer Kapazität nicht plant, vereinbart entweder zu viele Aufträge (Überlast) oder zu wenige (Unterauslastung). Beides ist teuer. Eine pragmatische Planung schützt vor beidem.
Verfügbare Kapazität ehrlich berechnen
Pro Mitarbeiter pro Jahr (Solo oder im Team):
| Jahresarbeitszeit (52 × 40h) | 2.080 h |
| − Urlaub (~30 Tage) | −240 h |
| − Krankheit (~10 Tage) | −80 h |
| − Feiertage (~10 Tage) | −80 h |
| − Weiterbildung (~5 Tage) | −40 h |
| Verfügbar: | ~1.640 h |
| davon verrechenbar (70 %) | ~1.150 h |
Wer mit 2.080 h pro Person plant, plant mit einer Fantasiezahl.
Pipeline und Kapazität abgleichen
Drei Sichten pro Woche / Monat:
- Beauftragte Aufträge mit fester Aufwandsschätzung.
- Hochwahrscheinliche Pipeline (Angebote draußen, Closing zu 60–80 % erwartet).
- Verfügbare Kapazität der Mitarbeiter pro Periode.
Stetig im Plus = wahrscheinlich Überlast. Stetig im Minus = Akquise-Lücke. Im Gleichgewicht ist das Steuerungsziel.
Typische Fehler
- Pipeline ohne Wahrscheinlichkeiten — alles wird voll gerechnet.
- Vergangene Aufwände nicht dokumentiert — neue Schätzungen sind reines Bauchgefühl.
- Akquise wird in der Auslastung vergessen.
- Saisonalität ignoriert.
Kapazität dynamisch planen
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